Transformação digital na Administração Pública: E-learning como base de conhecimento vital nos Serviços Integrados na Administração Direta do Estado

Abstract

A Transformação Digital permitiu obter ganhos de eficiência e eficácia nas organizações, contudo numa fase inicial da sua aplicação, acarreta custos de implementação e formação. Com efeito e atendendo à escassez de recursos humanos e financeiros que se verificam em diversos serviços integrados da administração direta do Estado sem autonomia financeira, importa analisar de que forma a transformação digital na área formativa por recurso ao E-learning pode lograr impedir de forma eficaz que o conhecimento vital desapareça das organizações e assim possa resistir à rotatividade dos seus colaboradores, assegurando simultaneamente o cumprimento do legalmente preceituado nesta área (e a custos controlados). O objetivo deste trabalho visou perceber se a formação em E-learning está a ser devidamente explorada neste(s) organismo(s) público(s), procurando verificar se está já enraizada e se pode ser uma boa ferramenta de gestão de conhecimento e performance dos colaboradores. Efetuou-se uma análise comparativa com uma empresa privada, recorrendo-se ao método misto, apresentando-se uma pesquisa simultaneamente qualitativa e quantitativa. O estudo confirmou que o E-learning é essencial no desenvolvimento das competências dos colaboradores, bem como na realização das respetivas tarefas. Aprender com recurso a tecnologias inovadoras e plataformas informatizadas, permite aos colaboradores acompanhar a aprendizagem de acordo com a sua disponibilidade, oferecendo uma interatividade que facilita a assimilação da informação. Não obstante o presente estudo procurou aferir em que medida pode efetivamente o E-learning contribuir para o incremento da produtividade e estabilidade dos organismos e simultaneamente gerar poupanças nos custos formativos a que os organismos públicos estão legalmente sujeitos (artigo 11º e seguintes do Decreto-Lei 86/2016 de 29 de dezembro).

Digital Transformation has enabled significant gains in organizational efficiency and effectiveness; however, its initial implementation phase often involves considerable investment in infrastructure and training. Given the shortage of human and financial resources in various integrated services of the State’s direct administration - particularly those lacking administrative and financial autonomy - it is essential to analyze how digital transformation in the field of training, through the use of e-learning, can effectively preserve vital organizational knowledge. This, in turn, may help mitigate the impact of employee turnover while ensuring compliance with legal training requirements, all within controlled costs and with increased efficiency and flexibility. The objective of this study was to examine whether e-learning training is being effectively utilized in public sector organizations, particularly within the integrated services of the central government administration that lack financial autonomy but operate on a nationwide scale. The study also aimed to assess whether digital training is well established and whether it can serve as an effective tool for managing employee knowledge and performance. A brief comparative analysis was conducted with a leading private sector company. To this end, a mixed-methods approach was adopted, combining qualitative research (via semi-structured interviews) and quantitative research (through a survey conducted among staff members). The findings confirm that e-learning training plays a crucial role in the development of employees skills and in the efficient execution of their tasks. Online learning and the use of innovative technologies and digital platforms allow employees to progress at their own pace and according to their availability, while also offering a specific form of interactivity that enhances the assimilation of information. Despite these advantages, the study also sought to assess the extent to which e-learning can effectively contribute to improving the productivity and stability of public sector bodies, while simultaneously generating savings in training-related costs to which these entities are legally bound.