Uma biblioteca sem fronteiras: o serviço de EIB nos Serviços de Informação e Documentação do ISCTE-IUL

Abstract

O ensino, a aprendizagem e a investigação são três das funções mais importantes das instituições responsáveis pelo ensino superior. A missão da Universidade é preparar uma força de trabalho capacitada para satisfazer as necessidades e exigências colocadas pela Economia do Conhecimento. Para desenvolver esta tarefa, impõem-se melhorias e mudanças no ensino superior.

Neste tipo de Economia, aspectos como a produtividade e a competitividade dependem da capacidade das organizações para processar informação de forma eficaz e tendo em vista a produção de conhecimento. Neste sentido, o bem-estar da sociedade depende da qualidade da educação assim como da formação e integração de toda a população neste sistema.

As instituições de ensino superior devem, assim, preparar os seus graduados com as competências, conhecimentos e resultados de aprendizagem que promovam o desenvolvimento individual, por um lado, e garantam o desenvolvimento económico, social e cultural da sociedade, por outro. A nossa sociedade necessita de conhecimentos e competências para a resolução de problemas e para um pensamento criativo. Para satisfazer estas necessidades, os graduados/pós-graduados devem desenvolver competências de iniciativa e empreendedoras, competências informacionais e de gestão, a capacidade para aprender ao longo da vida (aprendizagem permanente) e competências para trabalhar, de forma eficaz, em ambientes multidisciplinares.

Pelo exposto, a Biblioteca Universitária deve ser entendida como uma realidade física, em que existem recursos de informação organizados de forma a facilitar a sua utilização, que possibilita o acesso a outros recursos de informação com o objectivo de apoiar a Universidade nas catividades de ensino, aprendizagem e investigação. A Biblioteca deve ainda constituir-se como um local que deve propiciar a interação social assim como a produção de conhecimento. Neste sentido, podemos entendê-la como ponto de acesso à informação, centro de informação especializada, entidade física e coleção de recursos de informação (recursos electrónicos e recursos impressos).

Os avanços tecnológicos, a explosão da informação, as exigências crescentes por parte dos utilizadores e a sua diversidade, constituem desafios para as bibliotecas universitárias. Para além destas pressões devemos ainda referir a reformulação da prática pedagógica em que a aprendizagem do estudante ao longo da vida assume enorme relevo; a utilização da Internet como a primeira fonte de informação que facilita o acesso a um grande volume de recursos de informação; a penetração das tecnologias de informação e comunicação no ensino e na aprendizagem (como exemplo, a utilização de plataformas de e-learning); a diversidade dos modelos de negócio no sector da informação com a criação de consórcios.

Para dar resposta a estes desafios foram introduzidas alterações na organização, quer das atividades quer nos produtos e serviços.

Uma das alterações assenta no reforço do trabalho colaborativo que pode oferecer, entre outras, as seguintes vantagens:

Acesso a grandes volumes de informação Concepção de instrumentos de pesquisa poderosos (motores de pesquisa, catálogos) Facilitar a constituição de coleções de recursos electrónicos Promover a gestão das coleções Incrementar a comunicação académica Facilitar a constituição de lideranças “I do believe that library system needs to cultivate friends in high places. I do not think that we have been successful enough in getting our key messages across to those who determine national research policy. Information provision is one of the most important infrastructural requirements of a research culture and yet, largely by inaction, countries could lose that provision.” (Follett, 2010, p. 64) Desenvolver investigação ou fazer da investigação a atividade principal da Universidade (research intensive University) significa para as bibliotecas, facilitar o acesso à base de conhecimento mundial. O desafio consiste em organizar e fornecer esse conhecimento, através de uma única biblioteca ou, conjuntamente, através de uma ação concertada de várias bibliotecas.

De entre os serviços fornecidos pelas bibliotecas aos seus utilizadores com o objectivo de lhes fornecer a informação de que necessitam para as suas atividades destaca-se, no âmbito da presente comunicação, o empréstimo inter-bibliotecas.

Atendendo á definição apresentada por duas Universidades portuguesas, o empréstimo inter-bibliotecas tem como objectivo fornecimento e pedido de monografias e fotocópias de artigos de publicações periódicas a bibliotecas e instituições no país e no estrangeiro (Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia da Universidade de Aveiro) (http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca/PageImage.aspx?id=3400) sendo também o processo pelo qual uma biblioteca obtém de outra biblioteca determinado material requerido pelos utilizadores e não disponível nos seus fundos. O documento requerido pode ser enviado temporariamente ou pode ser fornecida uma cópia em sua substituição (Regulamento de Empréstimo Inter-bibliotecas das bibliotecas da Universidade de Coimbra) http://www.uc.pt/sibuc/Pdfs/Regulamento_EIB

Torne-se claro que o principal objectivo deste serviço é trazer até ao utilizador a informação de que necessita sempre que à mesma não é possível ter acesso na Biblioteca ou através dela (por exemplo, através das bases de dados assinadas pela Biblioteca). Em síntese, significa alargar a base de informação qua a Biblioteca detém ou a qua é possível aceder através da contratualização do acesso a bases de dados.

A Biblioteca do ISCTE-IUL não só assegura a disponibilização deste serviço como tem procurado inovar o seu modelo de funcionamento, simplificando e agilizando os sistemas de comunicação estabelecidos entre todos os elementos envolvidos nos processos decorrentes do serviço de empréstimo inter-bibliotecas.

Ao nível da interação com o utilizador final podemos destacar o esforço desenvolvido no sentido de o dotar de maior autonomia e volume de informação nomeadamente no que diz respeito à realização de novos pedidos, estado dos processos que se encontram em curso e histórico de operações já realizadas.

Foi precisamente visando alcançar os objetivos descritos que a Biblioteca do ISCTE-IUL desenvolveu uma aplicação com interface Web a partir da qual os utilizadores realizavam todos os pedidos de EIB de forma simples e prática. A componente pública desta aplicação foi entretanto adaptada e incorporada no atual software de gestão integrada da Biblioteca (solução open source Koha), encontrando-se disponível a partir da área pessoal de cada utilizador no OPAC da mesma forma que qualquer outra funcionalidade nativa desse mesmo sistema.

No que diz respeito ao backoffice esta aplicação permitiu diminuir o esforço administrativo e o tempo despendido a realizar tarefas rotineiras como pedidos de orçamento, empréstimos ou renovações, entre outros. A comunicação com outras instituições e com os utilizadores é processada de forma automática através do envio de e-mails com modelos pré-definidos e a forma de armazenamento da informação permite/facilita a análise estatística associada à prestação deste serviço funcionando com uma ferramenta de gestão que contribui para avaliar e melhorar o desempenho da Biblioteca do ISCTE-IUL neste domínio.

Assim, é objectivo desta comunicação, não só apresentar o sistema informático de EIB concebido exclusivamente para estes Serviços, mas também apresentar os resultados dos questionários aplicados anualmente com enfâse em dois períodos distintos: antes e após a implementação do sistema em utilização atualmente.