Factors influencing the acceptance of onboarding technology: a case study at SAP Portugal

Abstract

First impressions count - to boost a newcomer's initial experience, technology for onboarding is unavoidable. The goal was to explore the status of SAP's onboarding, used technology, and generic factors of acceptance. Due to its empirical novelty, a qualitative research design was chosen to unearth new insights into the subject. The data retrieved from a case study at SAP Portugal was analyzed in an abductive-thematic approach. Patterns in the data were matched to pre-discussed models, furthermore, revealed new factors. SAP Portugal executes (in)formal onboarding activities applying its own solution SuccessFactors. The users perceive the technology as intuitive and easy to use. Goals of compliance, clarification, culture, and connection are met. Moreover, findings suggest that the factors: user characteristics, behaviors, organizational efforts, and user experience have an influence on the acceptance of onboarding technology. A conceptual Onboarding Technology Acceptance Model derived from the study. The adoption is shown to be driven by remote working models, globalization, and perceived usefulness of the technology. Whereas a physical-digital gap, too complex onboarding processes, hence, impracticable solution designs, impede its acceptance. Success factors such as the smart combination of multiple elements, a multi-actor conviction, educational capacity building, and the perception of onboarding as an iterative process have an auxiliary effect on the technology's anticipated acceptance. This study contributes to academic research by providing a model to be quantitatively tested in miscellaneous onboarding settings. Furthermore, the study discloses practical implications for the development and management of onboarding technology from a user and provider perspective.

As primeiras impressões contam - para impulsionar a experiência inicial, a tecnologia de integração é inevitável. O objetivo foi explorar o estado da integração de novos colaboradores na SAP, a tecnologia usada e os fatores de aceitação. Para o estudo empírico, um desenho de pesquisa qualitativa foi escolhido. Os dados recolhidos foram analisados numa abordagem abdutiva-temática. Padrões nos dados foram combinados com modelos publicados, tendo-se revelado novos fatores. A SAP executa atividades de integração (in)formais aplicando SuccessFactors. Os utilizadores percebem a tecnologia como intuitiva e fácil de usar. Objetivos de conformidade, esclarecimento, cultura e conexão são cumpridos. Além disso, os resultados sugerem que os fatores: características do utilizador, comportamentos, esforços organizacionais e experiência do utilizador influenciam a aceitação da tecnologia de integração. Do estudo resultou um modelo conceptual de aceitação da tecnologia de integração. É demonstrado que a adoção é impulsionada por modelos de trabalho remotos, globalização e utilidade percebida da tecnologia. Considerando que uma lacuna físico-digital, processos de integração muito complexos e, portanto, projetos de solução impraticáveis, impedem sua aceitação. Fatores de sucesso, como a combinação inteligente de vários elementos, uma transição multi-ator, construção de capacidade educacional e a perceção da integração como um processo iterativo têm um efeito auxiliar na aceitação antecipada da tecnologia. Este estudo contribui para a pesquisa académica, fornecendo um modelo a ser testado quantitativamente em diversos ambientes. Além disso, o estudo revela implicações práticas para o desenvolvimento e gestão de tecnologia de integração quer numa perspetiva do utilizador, quer do fornecedor da tecnologia.