Implementação do “activity based costing” na Academia Militar

Abstract

A implementação da contabilidade de gestão no Exército é uma ambição antiga da Administração Militar, adiada pelas reestruturações dos últimos 20 anos, e pela inexistência de condições financeiras e politicas que permitissem investimentos na criação do sistema. Com a implementação do POCP e a implementação no Ministério da Defesa duma plataforma informática modular de apoio à gestão, o Sistema Integrado de Gestão, sendo um da contabilidade de gestão, nasceu a oportunidade desta se implementar no Exército. Após obter informação sobre a prática já existente no Exército dos Estados Unidos da América, optei pela criação de um sistema baseado no Activity Based Costing. Após entrevista realizada com a entidade gestora da implementação do módulo de contabilidade de gestão, o Centro de Finanças Geral, optou-se por seleccionar a Academia Militar como unidade piloto. Esta é uma unidade com características especiais, responsável pelas licenciaturas e mestrados dos futuros oficiais do Exército, existindo uma variedade de actividades, objectos de custeio e recursos que não se encontram noutras unidades, tornando mais complexa uma implementação deste tipo. Identificou-se uma cadeia de valor constituída por três categorias de actividades, atribuindo o sistema proposto os custos a um leque alargado de objectos de custeio, que são os alunos e as missões específicas da Academia Militar: • Primárias – Actividades envolvidas directamente com os objectos de custeio, sendo os seus custos possíveis de atribuir directamente aos objectos de custeio; • Apoio – Actividades que sustentam as actividades primárias e cujos custos podem ser atribuídos através de cost drivers; • Suporte - Actividades que suportam as actividades de apoio e que não estão directamente ligadas com as actividades primárias e cujos custos só podem ser alocados arbitrariamente aos objectos de custeio. Identificaram-se também dois tipos de custos: • Custos directos – passíveis de serem alocados directamente aos objectos de custeio; • Custos comuns – Custos com o funcionamento dos centros de custo. Os custos comuns das actividades de suporte e de apoio, são atribuíveis aos objectos através de cost dr ivers para cada nível de actividades, sendo que os custos das actividades de suporte são atribuídos às actividades de apoio e os custos desta às actividades primárias.

The implementation of accounting management in the Army is an old ambition of the Military Administration, postponed by organizational changes in the past 20 years, and the lack of financial conditions and policies that would permit investments to create the system. With the implementation of POCP and the implementation in the Ministry of Defence of a modular computing platform to support management, the Integrated System of Management, with one module to accounting management, as born the opportunity to implement this system in the Army. After obtaining information on the existing practice in the United States Army, I have chosen for the creation of a system based on Activity Based Costing. After interview with the managing body of the entity responsible for the implementation of management accounting module, the Center for Finance General, has been chosen to select the Military Academy as a pilot unit. This is a unit with special features, responsible for the degree and masters of future officers of the Army, there are a variety of activities, cost objects and resources that are not in other units, making it more complex this type of implementation. It was identified a value chain that consists of three categories of activities, and the proposed system assigns costs to a wide range of cost objects, who are students and the specific missions of the Military Academy: • Primary - Activities involved directly with the cost objects, and their costs can be allocate directly to the objects of cost; • Support - Activities that support the primary activities and whose costs can be allocated through cost drivers; • Sustain - Activities that sustain the support activities and which are not directly connected with the primary activities and whose costs can only be allocated arbitrarily to cost objects. It also identified two types of costs: • Direct costs – costs which can be allocated directly to the cost objects; • Common costs - costs with centers of cost operation. VII The common costs of activities in support and sustain, are attributable to objects through cost drivers for each level of activities: the costs of sustain activities are allocated for supporting activities and the costs of supporting activities are allocated to primary activities.